在信息化飞速发展的今天，电子文件作为信息交流和存储的重要载体，在各行各业中扮演着越来越重要的角色。为了规范电子文件的管理，确保其安全性、完整性和可用性，特制定本办法。

第一章 总则

第一条 为加强电子文件的规范化管理，提高工作效率，保障信息安全，根据国家相关法律法规及行业标准，结合实际工作需求，制定本办法。

第二条 本办法适用于所有涉及电子文件生成、传输、存储、利用等环节的相关单位和个人。

第三条 电子文件管理应遵循以下原则：

（一）合法合规原则：所有操作必须符合国家法律法规及相关政策规定。

（二）安全保密原则：采取有效措施保护电子文件的安全性和隐私性。

（三）高效便捷原则：通过科学合理的流程设计提升工作效率。

（四）持续改进原则：定期评估现有制度并进行必要的调整优化。

第二章 职责分工

第四条 单位内部设立专门机构负责统筹协调电子文件管理工作，并明确各部门的具体职责。

（一）技术部门负责技术支持与系统维护；

（二）业务部门负责业务范围内电子文件的创建与使用；

（三）档案管理部门负责归档整理及长期保存。

第五条 各级领导需高度重视电子文件管理工作，将其纳入日常考核体系之中。

第三章 文件生命周期管理

第六条 从电子文件的产生到销毁整个过程中，应严格按照既定程序执行：

（一）创建阶段：确保原始数据准确无误，并及时备份；

（二）流转阶段：建立完善的审批机制防止非法访问；

（三）存储阶段：采用加密技术存储重要资料；

（四）销毁阶段：对不再需要的信息予以彻底清除。

第七条 定期开展风险评估活动，查找潜在隐患并及时整改。

第四章 监督检查

第八条 成立专项检查小组不定期抽查各单位执行情况，发现问题立即纠正。

第九条 对违反本办法的行为给予严肃处理，情节严重者追究法律责任。

第五章 附则

第十条 本办法自发布之日起施行，解释权归本公司所有。

第十一条 如遇特殊情况需修改本办法时，须经集体讨论后方可实施。

以上即为《电子文件管理办法》，希望全体员工认真学习领会，并严格遵守相关规定，共同促进公司信息化建设健康发展。