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为什么高等教育机构必须识别和解释技术债务

2021-10-12 10:18:45来源:

高等教育机构所依赖的数字生态系统不断扩大,其复杂性只能与医疗保健行业相媲美。任何机构都可以管理几十个

企业范围的系统、子系统和供应商。这些系统由相互竞争的技术、架构、用户体验、合同和财务条款组成——所有这些都必须加以管理。虽然这一关键基础设施支持远程学习、注册、经济援助等,但它产生了前所未有的技术债务,给 IT 团队带来了负担,并严重限制了机构在数字投资方面取得更快、更有意义的进展。

技术债务是软件开发中使用的一个术语,用于描述组织因快速交付服务而产生的不可避免的债务——金钱、资源和时间。由于代码库是匆忙或定制的,这些遗留或定制的解决方案通常需要大量调整、返工和维护。这会产生很少考虑的中长期成本。

作为成本中心管理的 IT 通常会增加技术债务

大多数首席财务官、首席信息官和高级管理人员没有对技术债务进行战略评估或考虑。尽管大流行加速了这些生态系统的发展,但由于孤立的组织,IT 被视为成本或服务中心而不是合作伙伴,因此这些生态系统正在酝酿多年。

反过来,IT 团队会尽最大努力维护这些通常已经过时的系统。但是长时间工作以“保持正常工作”阻止了他们进行创新并提高他们为学生、教职员工带来的价值。

这种孤立的、以成本为中心的方法很难避免。主要部门都有自己的 IT 和技术预算,并强烈主张优先考虑和完成他们的项目。除了总统、教务长或董事会之外,没有人有权否决这些预算所有者。此外,在指定他们的 IT 需求时,客户的“需求”通常要求定制软件以符合当前的工作流程和运营需求——这进一步加重了 IT 的负担。

这些自定义以与业务相关的小型请求提交给 IT 部门,通常需要开发人员几周或几个月的时间来创建、测试和部署。这些成本在本财政年度通过预算和 IT 员工资源进行核算。然而,在那个财政年度之后,这些定制成本的技术债务被转入维护和支持。

把它想象成复利。除非支付利息,否则金融债务负担将呈指数级增长。同样,由于无效维护、遗留定制、过时软件、错失推出新程序的机会、系统脆弱性和更换/升级成本等复合成本,技术债务呈指数级增长。

宠物项目和定制使机构进一步处于亏损状态

为了说明这一点,这里有一个例子。考虑一下负责营销和招聘的招生部门。由于该部门“拥有”机构的收入流并拥有自己的技术预算,因此它可以决定其资金的用途、地点和方式。因此,当一名中级经理请求对机构的基于 Salesforce 的招聘和关系管理系统进行定制时,IT 团队会立即采取行动——即使该宠物项目对招聘流程带来的好处微乎其微。

确定项目范围是合理的,并且 IT 承诺快速推出。只需编写 100 行代码,相当于价值 2,500 美元的开发时间。听起来既简单又划算,对吧?相反,这是一种短视的方法,当他们的软件解决方案在新功能等方面开始落后时,它会在几年内让机构措手不及。

代码定制不是一项一劳永逸的任务。自定义功能将需要持续的维护和支持。此外,每次 Salesforce 升级都会触发测试、验证甚至代码修改的需求。新的代码集现在使该机构失去了快速统一升级系统的能力,增加了其在 Salesforce 投资的责任。

除了开发时间之外,这个宠物项目的每月维护成本已经飞涨。让我们看看示例数学:

2,500 美元 – 构建、设计和实施的初始成本。

5,000 美元 x 12 – 每月测试、维护和更新。

20,000 美元 – 由于无法升级到下一个版本而导致当前 Salesforce 许可证的价值损失(估计为许可证价值的 20%)

5,000 美元 – 每 1x 集成的构建、设计和测试成本

+$200,000/天 – 定制造成的部分或全部系统停机时间

$???– 进一步落后的机会成本

这是构成技术债务公式的典型数据的说明。有多种方法可以计算技术债务,但正如您所见,IT 定制的真实成本明显高于构建它所需的工作量(时间)。

技术债务的真实成本

当软件定制可以缩小技术差距并满足战略级别的内部要求时,它就占有一席之地。但是机构必须跟踪中长期影响,以更好地估计未来系统更换、升级等的成本。 然而,定制必须在整个生命周期中仔细规划、开发和跟踪,因为如果忘记了这块软件,它就像一座冰山,真正的长期成本有 90% 是看不见的。

我亲眼目睹了许多机构无法从与技术债务相关的无法追踪和无法解释的责任中恢复过来。事实上,它是一个关键的 KPI——数字健康的一个关键指标——有可能单枪匹马地影响一个机构的未来。

在今天的 COVID 以及很快的后 COVID 世界中,如果机构要偿还技术债务,他们必须采取积极主动的立场,并像任何资产或负债一样在资产负债表上对其进行捕获、跟踪和说明。

我相信,思想渐进的 CFO 将成为更具战略性和架构合理性的技术投资的拥护者,包括减少技术债务。因此,高等教育机构只会为其潜在客户、学生、教职员工提供更好、更高质量的数字体验。

注意:“技术债”首先由 Ward Cunningham 创造,他是一位软件开发人员,他因发明了 WiKi 而被认为是敏捷宣言的原始作者之一。对于软件行业的人来说,Ward 是我们现代流程和思维的主要影响者和贡献者。

韦恩·博维尔 (Wayne Bovier) 是高等教育数字化转型的领导者Higher Digital 的首席执行官兼联合创始人。在 Higher Digital,他利用 20 多年领导全球产品团队和组织的经验以及 10 多年的全球高等教育经验帮助机构高管(总裁、董事会、首席信息官、教务长和首席财务官)提高 IT 项目成功率

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